É comum ficar estressado ou frustrado por causa de uma má administração do tempo. A procrastinação e o não cumprimento de metas comumente levam ao estresse.

Quem nunca se pegou tendo dificuldades em identificar o que deve ser feito primeiro, percebendo o claro surgimento de um comportamento procrastinador?

Reorganizar a sua rotina para obter mais foco e produtividade é encarar a gestão de tempo como uma metodologia de aplicação rápida e prática no dia a dia, permitindo a melhoria do seu humor e qualidade de vida.

Para te ajudar nessa missão, separei para você algumas dicas preciosas de gestão de tempo. Vamos lá?

Saia da urgência

Antes de começar a realizar qualquer atividade, você deve responder à seguinte pergunta: “Isso é urgente ou circunstancial?”

Urgentes são apenas as tarefas que têm prazo muito curto para a sua realização e que, por isso, devem ser feitas imediatamente. Para cada atividade desse tipo, pense o motivo pelo qual ela é urgente. Outro questionamento a ser feito: você poderia ter evitado tal urgência? Se sim, pense em mecanismos para não repetir a situação no futuro.

Já as atividades importantes são as que podem ser planejadas a médio ou longo prazo.

O ideal é reduzir ao máximo as urgências e manter apenas a esfera de importância. Outra área que você deve eliminar são as atividades circunstanciais, que são aquelas que podem ser delegadas a outras pessoas ou que não existiriam se você tivesse negado fazê-las.

Organize o seu dia no papel

Agora que você já sabe classificar suas tarefas, tenha sempre em mão uma agenda ou um caderno para conseguir planejar o que você fará diariamente, semanalmente e mensalmente.

Computadores e tablets podem levar mais facilmente à distração, cansaço visual, dor de cabeça e também são mais difíceis na hora de criar esquemas de planejamento.

Comece classificando seus compromissos em urgentes, importantes e circunstanciais para monitorar sua evolução. A urgência gera pressão e estresse, enquanto o que não tem extrema pressa acaba trazendo ótimos resultados e melhora na qualidade de vida.

Depois disso, tire um dia para classificar suas metas em curto, médio e longo prazo. Depois, crie ações em seu cotidiano para alcançá-las. Use o tempo a seu favor para conquistar seus sonhos e desejos.

Uma boa dica é o método Smart, de Peter Drucker. Nele, você especifica seus objetivos detalhando o máximo possível aquilo que deseja.

Depois usa a mensuração para especificar o esforço monetário ou de tempo para em seguida guiar as ações, que vão criar tarefas e compromissos em dias específicos para fazer seus objetivos saírem do papel.

Por último, temos a realização, que dá real sentido ao seu objetivo. Você sempre deve ter em mente o motivo pelo qual tem vontade de executar algo. Assim é possível ver propósito em cada passo que você tem que dar.

Outro conselho é listar as prioridades do seu dia, incluindo as atividades de longo prazo, e ao lado de cada uma delas colocar a soma de horas ou minutos previsto de trabalho. Ter uma duração especificada é fundamental para manter o controle do seu dia.

Administre o tempo matematicamente

Se um dia tem 24 horas e você trabalha em média oito horas diárias, é preciso organizar tudo que é preciso ser feito no trabalho e ao chegar em casa.

Isso é essencial para não acumular tarefas e acabar levando-as para o seu lar, deixando de lado a execução de projetos pessoais ou momentos de lazer.

Uma ótima recomendação é planejar no máximo 70% das horas de trabalho do seu dia, permitindo que o restante fique reservado para imprevistos e eventuais urgências. Importante planejar também pequenos momentos de descontração e que te dão prazer. Seja um jantar, uma ida ao cinema ou uma saída com os amigos.

Outro ponto essencial é colocar dentro da sua lista de tarefas a prática de algum esporte, algo que você goste e se sinta bem ao realizar. Planejar a execução de uma atividade física na sua agenda aumenta seu comprometimento e torna mais difícil o ato de faltar a este compromisso com você.

Sem contar que gastar energia é uma ótima maneira de reduzir o stress, deixar o corpo saudável e melhorar a autoestima.

Mantenha seu ambiente profissional e pessoal organizado

Organizar sua mesa de trabalho e também seu local de estudo ou trabalho em casa ajuda muito na hora de localizar informações. Além disso, um espaço tranquilo e organizado auxilia positivamente na hora de ter mais foco e prazer na execução das atividades.

Jogue fora o que já não serve mais e lance mão de caixas e organizadores para não deixar à vista objetos que podem te desconcentrar ou que não são de seu interesse naquele momento. Se desejar saber mais sobre organização, pode inclusive se aprofundar na metodologia japonesa dos 5S’s, que fala sobre os sensos de organização, limpeza, utilização, saúde e autodisciplina!

Controle o uso da tecnologia

Você não deve ter a sensação de que não consegue ficar longe da tecnologia. Um tempo sem checar o WhatsApp ou abrir o e-mail diversas vezes  por dia podem te fazer um bem sem tamanho!

Estipule horários para checar e limpar a sua caixa de entrada e responda imediatamente apenas as mensagens de celular que não podem esperar!

Deixe seu smartphone no modo silencioso quando estiver fazendo algo importante. E de preferência longe de você. Se estiver em casa, evitar assistir à televisão enquanto faz algo importante também pode aumentar sua concentração e efetividade para concluir a tarefa.

Cuidar da postura, sentado de forma confortável em uma cadeira, por exemplo, é fundamental para espantar a preguiça e melhorar a sua produtividade.

Finais de semana são pessoais

Evite ao máximo utilizar o seu final de semana para trabalhar. Esquecer o seu emprego e focar somente em momentos de diversão e relaxamento ao lado de pessoas importantes irá te ajudar bastante a começar a semana com as energias recarregadas.

Tire apenas um momento do seu domingo para planejar a semana. Isso dará uma sensação de organização importante para reduzir a ansiedade que a falta de planejamento pode causar.

E então, pronto para a ação?

Perceber como o seu tempo ou qualidade de vida estão hoje e reconhecer que precisam de mudança é um grande primeiro passo.

E, claro, como em tudo que gera resultados na vida, é necessário estruturar ações práticas para mudar a sua realidade atual e se aproximar do resultado que deseja.

Se gostou das dicas acima, liste-as em um plano de ação e assuma este compromisso com você. Veja por qual delas faz mais sentido começar e evolua com constância, dia após dia.

Isto irá favorecer o surgimento de novos hábitos e o descarte de velhos outros, permitindo que alcance o manejo ideal sobre a forma que administra o seu tempo e constrói o estilo de vida que deseja ;-)